Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – Bu yönetmeliğin amacı, Bingöl Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’ nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – Bu Yönetmelik, Bingöl Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’ nün çalışma usul ve esasları ile görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 15. Maddesinin b fıkrasına dayanılarak düzenlenmiştir.
Tanımlar
MADDE 4 - Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
a)Başkanlık : Bingöl Belediye Başkanlığı’nı,
b)Belediye : Bingöl Belediyesi’ni,
c)Belediye Başkanı : Bingöl Belediye Başkanı’nı,
ç)Müdür : Özel Kalem Müdür’ünü,
d)Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğü’nü,
e)Personel : Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personelini,
f)Meclis : Bingöl Belediye Meclisi’ni ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat Yapısı
Teşkilat Yapısı
MADDE 5 – (1)Özel Kalem Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;
a)Müdür
b)Memurlar
c)İşçiler
d)Diğer Personel
(2)Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir;
1)Evrak Kayıt Bürosu, arşiv
2)Personel ve taşınır kayıt bürosu
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, yetki, çalışma usul ve esasları
MADDE 6 – (1) Özel Kalem Müdürlüğü’ nün görev, yetki, çalışma usul ve esasları aşağıda gösterilmiştir:
a)Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Ağırlama Bütçesi’ni kullanmak,
b)Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek
c)Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
ç)Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.
d)Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.
e)Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.
f)Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.
g)Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,
ğ)Başkan’ın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.
h)Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye’de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.
ı)Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.
i)Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek,
j)Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
(2)Müdürlüğün görev ve yetki alanındaki çalışmalar, kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla mükelleftir.
(3)Müdürlük, Belediye Başkanı’na bağlı olarak çalışır. Belediye Başkanı’nın görevi başında bulunamadığı durumlarda Belediye Başkanı’na vekalet eden Başkan Vekili’ ne bağlı olarak çalışmalarını yürütür.
MADDE 7 - Müdürün Görev,Yetki ve Sorumlulukları
1-Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,
2-Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
3-Personelin gizli sicillerini düzenlemek; her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak
4-Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak,
5-Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,
6-Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak, personelle belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
7-Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük planlar hazırlayarak, hedefler göstermek,
8-Harcama yetkilisi olarak, müdürlüğün bütçesini ve programlarını onaylamak,
9-Belediyenin stratejik plan ve performans programındaki ilgili hedefleri takip etmek,
10-İç ve dış denetim sırasında denetçilere ve yargıya intikal eden hususlarda mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak,
11-Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumlu olup, Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,
12-Müdürlük çalışmalarının, yürürlükteki genel mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.
Halkla İlişkiler Ve Basın Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Madde 8 – (1) Basın ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları
a)Basın kuruluşlarında kurumumuzla ilgili çıkan günlük haber ve yorumları takip eder. Kupürlerle basından özetler tasnif edilip, Başkanlık Makamı bilgilendirilir, lehte ve aleyhte çıkan haberleri değerlendirir. Başkanlık Makamının isteği doğrultusunda gerekli açıklamaları yapar.
b)Belediyenin ve Belediye Başkanının tüm medya kuruluşları ile (gazeteler, dergiler, televizyonlar radyolar gibi) iletişimini sağlar.
c)Belediyenin yapmış olduğu tüm imar, altyapı, sosyal ve kültürel etkinlik ve hizmetleri kamuoyunu bilgilendirmek maksadıyla, basın kuruluşlarını, basın bültenleri ve basın bildirileri ile bilgilendirir.
ç)Kent unsurlarına uygun tarzda olmak kaydıyla Belediye ile ilgili hususları iç ve dış mekan panoları vasıtasıyla afişe eder.
d)Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimlerini yapar veya yaptırır ve bu materyalleri ihtiyaç duyan birimlere verir ve arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütür
e)Yıl içerisindeki kamera çekimlerinden derlenen görüntülerle belediyemizin tanıtım CD’lerini yapar ya da yaptırır. Gerekli görülen görüntülerle ilgili prodüksiyon çalışmalarını yürütür.
f)Belediye hizmetleri ve gerekli duyuruların belediye Web Sitesinde yayınlanmasını sağlar.
g)Belediye Başkanı adına tüm tebrik, taziye, telgraf ve kutlama mesajlarını Başkanın isteği doğrultusunda yazar ve ilgili yerlere gönderir.
(2)Halkla İlişkiler ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları
a)Başkanımızın isteği ve onayı doğrultusunda belediye-vatandaş ilişkisini güçlendirmek için halka yönelik programlar yapar.
b)Halkın belediye hizmetleri ve belediyeden beklentileriyle ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacıyla, kamuoyu yoklaması ve araştırması yapar veya yaptırır.
c)Çeşitli etkinliklere veri oluşturmak adına, ilçe genelindeki sivil toplum kuruluşları, dernekler, ilçe protokolü, siyasi partiler, spor kulüpleri vb. hakkında, iletişim bilgilerini içeren ve zaman zaman güncellenen bilgi bankası oluşturur.
ç)Müdürlüğün faaliyetleri için gerekli olabilecek ortam, araç-gereç ve teknolojiyi belirler, diğer birimlerin ilgili faaliyetlerini koordine eder.
d)Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlar ve takibini yapar.
e)Müdürlük adına bütün resmi evrakları alır ve deftere kaydeder.
f)Gelen-giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale ve dosyalama işlerini yürütür. Gelen tüm belgelerin önceki belgeler ve dosyalarla bağlantısını kurar.
g)Müdürlüğün tüm yazılarını önceliklerine göre sıraya koyarak yazar, kararların ve her türlü yazıların örneklerini çıkarır ve arşivler.
h)Müdürlükler ve kurumlar arası yazışmaları yapar ve takip eder.
ı)4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği; Vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde 15 günlük süre içerisinde olumlu ya da olumsuz cevap dönmesi kaydıyla, tüm müdürlüklerle koordineli bir çalışma yürütür. İlçenin sorunlarıyla ilgilenip, halkla belediye arasında iletişimi sağlar.
i)Belediye Başkanlığı tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlar ile ilgili mevzuata uygun olarak belediyenin basın yayın ve halkla ilişkiler kapsamında yer alan etkinliklerini, değişen koşullara uygun bir şekilde, seçenekli olarak belirleyip başkanlık onayına sunar, onaylanmış seçenekleri, ilgili birimleri koordine ederek uygular, veri tabanı ve ihtiyaç tablosunu düzenler.
j)Belirli gün ve haftalarda gerekli duyarlılığı sergileyecek girişimleri yapar, topluma mal olmuş şahsiyetler ve olaylarla ilgili programlar tertipler.
k)Birim müdürlüklerinin gerçekleştirdiği hizmetler çerçevesinde; açılış, temel atma, tören ve organizasyonlar düzenleyerek kamuoyunun yapılan hizmetlerden haberdar olmasını ve bu hizmetlere sahip çıkmasını sağlar.
l)Belediyemizin çeşitli kamu kurumları ve sivil toplum kuruluşlarıyla ortaklaşa gerçekleştireceği sosyal sorumluluk projelerinin halkımıza ve kamuoyuna duyurulması için basın toplantısı, seminer, sempozyum vb. uygulamaları organize eder.
m)Belediyemizin her yıl düzenlediği büyük organizasyonlardan; Sünnet Şöleni, Toplu Nikâh Töreni ve Ramazan Etkinlikleri vb.lerini planlar ve uygular.
n)Resmi protokollerin imza törenleri ve yurt dışından gelen konukların ağırlanması ile ilgili çeşitli etkinlikleri organize eder.
Memur, İşçi ve diğer personellerin görev, yetki ve sorumluluklar
MADDE 9 – (1) Çeşitli unvanlardaki memur, işçi ve diğer personel: üstlerinin yaptığı görev bölümüyle kendisine verilen işleri mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapmakla görevlidir.
(2)Birimin faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, birim
müdürünün başkanlığında alt birim yöneticilerinin katılımı ile her ay düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, birimin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.
(3)Görev dağılımını gösteren çizelgede, idarenin teşkilat yapısına uygun olarak oluşturulan
alt birimlere, görevli personele, personelin görev, yetki ve sorumluluklarına, personelin oda, unvan ve telefon, e-posta adreslerine yer verilir.
Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar
MADDE 10 – (1) Özel Kalem Müdürlüğüne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 11 – Bu yönetmelik, Bingöl Belediye Meclisi’nce kabulü ve yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik
MADDE 12 - (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte, daha önce yürürlükte olan Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürütme
MADDE 13 - Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.